Zimbra Doküman Düzenleme ve Versiyon Yönetimi Rehberi
Zimbra Modern Web App, Evrak Çantası (Briefcase) modülü üzerinden doğrudan doküman oluşturma, düzenleme ve versiyon yönetimi yapmanıza olanak tanır. Bu özellik sayesinde ayrı bir ofis uygulamasına ihtiyaç duymadan, tarayıcınız üzerinden belgeler, elektronik tablolar ve sunumlar üzerinde çalışabilirsiniz. Bu rehberde doküman oluşturma, dosya yükleme, paylaşım, versiyon kontrolü ve iş birlikçi düzenleme adımlarını detaylı olarak inceleyeceğiz.
Yeni Doküman Oluşturma
Zimbra’da sıfırdan yeni bir doküman oluşturmak için şu adımları izleyin:
1. Sol kenar çubuğundan Evrak Çantası (Briefcase) modülüne geçin.
2. Üst araç çubuğundaki “Yeni” butonuna tıklayın.
3. Açılan menüden oluşturmak istediğiniz dosya türünü seçin: Doküman, Elektronik Tablo veya Sunum.
4. Dosya adını girin. Dosyanız yeni bir tarayıcı sekmesinde açılacak ve iş birlikçi düzenleme için hazır olacaktır.
5. Düzenleme tamamlandığında dosya otomatik olarak kaydedilir ve Evrak Çantası liste bölmesinde görünür.
Dosya Yükleme
Bilgisayarınızdan mevcut dosyaları Evrak Çantasına yüklemek için:
1. Evrak Çantası modülüne gidin.
2. “Yeni → Yükle” seçeneğine tıklayın. Dosya gezgini açılacaktır.
3. Yüklemek istediğiniz dosya veya dosyaları seçin ve “Aç” butonuna tıklayın.
4. Yükleme ilerlemesi “Yeni” butonunun üzerinde gösterilir. Birden fazla dosyayı aynı anda yükleyebilirsiniz.
5. Yükleme tamamlandığında dosyalar liste bölmesinde görüntülenir.
Önemli: Yükleme sırasında Evrak Çantası modülünden ayrılırsanız, yükleme işlemi iptal olur. Maksimum dosya boyutu, yöneticinizin belirlediği ek boyutu limitine eşittir.
Dosya Paylaşımı
Evrak Çantasındaki dosyaları diğer kullanıcılarla paylaşmanın iki yöntemi vardır:
Belirli Kullanıcıyla Paylaşım:
1. Liste bölmesinde dosyaya sağ tıklayın ve “Paylaş” seçeneğini seçin.
2. “E-posta ile Davet Et” seçeneğini belirleyin.
3. Alıcının e-posta adresini girin.
4. İzin seviyesini belirleyin: “Görüntüleyebilir” veya “Düzenleyebilir”.
5. “Ekle” ve ardından “Kaydet” butonlarına tıklayın. Alıcıya doküman bağlantısı içeren bir e-posta gönderilir.
Herkese Açık Paylaşım:
1. Dosyaya sağ tıklayıp “Paylaş” seçeneğini seçin.
2. “Herkese Açık Yap” seçeneğini belirleyin.
3. “Herkese açık bağlantı oluştur” kutusunu işaretleyin.
4. İzin seviyesini seçin ve “Kaydet” butonuna tıklayın. Dosyanın üzerinde paylaşım simgesi görünecektir.
Versiyon Yönetimi
Zimbra, dosyalarınızın farklı sürümlerini otomatik olarak takip eder. Aynı isimle yeni bir dosya yüklediğinizde, sistem size “Yeni sürüm olarak yükle” seçeneği sunar.
Versiyonları Görüntüleme: Dosya adının yanında “Daha fazla sürüm” seçeneği belirir. Tıkladığınızda tüm sürümler listelenir. En son yüklenen sürüm “Geçerli” (Current) olarak işaretlenir ve en yüksek sürüm numarasını taşır. Yükleyebileceğiniz sürüm sayısında bir sınır yoktur.
Sürüm Silme: Sürüm listesinde bir sürüme sağ tıklayarak “Sil” seçeneğini kullanabilirsiniz. Ancak dikkatli olun: “Geçerli” sürümü silerseniz, dosyanın tüm sürümleri çöp kutusuna taşınır ve silinen sürümler kurtarılamaz.
Sürüm İndirme: Herhangi bir sürüme sağ tıklayarak “İndir” seçeneğiyle o sürümü bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz.
Eski Sürümü Geçerli Yapma: Eski bir sürüme sağ tıklayıp “Geçerli sürüm yap” seçeneğini kullanarak, o sürümü aktif sürüm olarak ayarlayabilirsiniz. Bu işlem yeni bir sürüm oluşturur ve seçtiğiniz sürümü geçerli olarak belirler.
Doküman Düzenleyici Zimlet’i Etkinleştirme
Tarayıcıdan doğrudan düzenleme yapabilmek için Doküman Düzenleyici Zimlet’inin etkin olması gerekir. Desteklenen dosya türleri: DOC, DOCX, ODT, RTF, TXT, XLS, XLSX, ODS, CSV, PPTX, PPT ve ODP.
1. Sağ üst köşedeki Ayarlar (dişli çark) simgesine tıklayın.
2. “Eklentiler (Zimlet)” bölümünü seçin.
3. “Doküman Düzenleyici Zimlet” kutusunu işaretleyin.
4. “Kaydet” butonuna tıklayın.
Zimlet etkinleştirildikten sonra, dosyalara sağ tıklayıp “Düzenle” seçeneğini kullanarak tarayıcıda açabilirsiniz. Düzenleme yeni bir sekmede gerçekleşir ve kaydedildiğinde otomatik olarak yeni sürüm oluşturulur.
Benimle Paylaşılan Dosyalar
Diğer kullanıcıların sizinle paylaştığı dosyaları görüntülemek için Evrak Çantası modülünün sol bölmesinde “Benimle Paylaşılan Dosyalar” seçeneğine tıklayın. Burada size verilen izne göre dosyaları görüntüleyebilir veya düzenleyebilirsiniz. Düzenleme sırasında sağ üst köşede o anda dosya üzerinde çalışan diğer kullanıcıları görebilirsiniz.
İpuçları
Versiyon Disiplini: Önemli değişikliklerden önce dosyanın mevcut sürümünü indirip yedeğini alın.
İş Birliği: Aynı dosya üzerinde birden fazla kişi eş zamanlı çalışabilir. Değişiklikler gerçek zamanlı olarak görünür.
Dosya Türü Kontrolü: Desteklenmeyen dosya türleri tarayıcıda düzenlenemez ancak yüklenip paylaşılabilir.
Zimbra e-posta çözümleri hakkında daha fazla bilgi almak veya destek talebi oluşturmak için [email protected] adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.
