Gelen kutunuza düşen önemli bir e-posta hakkında daha sonra aksiyon almanız mı gerekiyor? Zimbra Web Client, e-postalardan hatırlatıcı oluşturarak belirli bir tarih ve saatte sizi uyarır. Bu özellik sayesinde önemli e-postaları kaybetmez, zamanında aksiyon alabilirsiniz.
E-postadan Hatırlatıcı Oluşturmanın Avantajları
- Unutma riski azalır: Belirlediğiniz tarih ve saatte otomatik bildirim alırsınız
- E-posta ve SMS bildirimi: Zimbra Tercihler üzerinden e-posta ve/veya SMS hatırlatıcıları yapılandırabilirsiniz
- Esnek zamanlama: Dakika hassasiyetinde hatırlatıcı tarihi belirleyebilirsiniz
- Görev entegrasyonu: Hatırlatıcılar aslında görev modülü üzerinden çalışır — böylece hem görev takibi hem hatırlatma tek yerde olur
Adım 1: E-postadan Görev Oluşturun
Hatırlatıcı özelliği Zimbra’da görev modülü üzerinden çalışır. Bu nedenle ilk adım, e-postayı göreve dönüştürmektir:
- Gelen kutunuzda hatırlatıcı ayarlamak istediğiniz e-postayı bulun
- E-postanın üzerine sağ tıklayın
- Açılan bağlam menüsünden “Görev Oluştur” (Create Task) seçeneğine tıklayın
E-postanın konu, içerik ve ekleri otomatik olarak görev penceresine aktarılır.
Adım 2: Hatırlatıcı Tarih ve Saatini Ayarlayın
Görev penceresi açıldığında, hatırlatıcı bölümünü yapılandırın:
- Hatırlatıcı (Reminder) onay kutusunu işaretleyin
- Hatırlatma tarihini seçin (takvim ikonuna tıklayın)
- Hatırlatma saatini ayarlayın
- İsterseniz görevin bitiş tarihini de belirleyebilirsiniz
- Kaydet ve Kapat düğmesine tıklayın
Örnek: Müşterinizden gelen bir teklif e-postasına 3 gün içinde dönüş yapmanız gerekiyorsa, hatırlatıcıyı 3 gün sonraya saat 09:00’a ayarlayın. Zimbra belirlenen saatte sizi uyaracaktır.
Adım 3: E-posta ve SMS Bildirimlerini Yapılandırın (Opsiyonel)
Varsayılan olarak hatırlatıcılar Zimbra Web Client içinde açılır pencere (pop-up) olarak görünür. E-posta veya SMS bildirimi de almak istiyorsanız:
- Tercihler (Preferences) sekmesine gidin
- Sol panelde Bildirimler (Notifications) bölümüne tıklayın
- E-posta bildirimi: Hatırlatmaların gönderileceği alternatif bir e-posta adresi girin
- SMS bildirimi: Cep telefonu numaranızı ve operatör bilgilerinizi girin
- Kaydet düğmesine tıklayın
Bu yapılandırma sayesinde Zimbra Web Client açık olmasa bile e-posta veya SMS yoluyla hatırlatma alabilirsiniz.
Hatırlatıcı ve Görev Farkı
Zimbra’da hatırlatıcı ve görev aynı modül üzerinden çalışır, ancak kullanım amaçları farklıdır:
| Özellik | Görev | Hatırlatıcı |
|---|---|---|
| Amaç | İş takibi ve ilerleme izleme | Zamanında uyarı alma |
| Öncelik | Düşük/Normal/Yüksek atanabilir | Genellikle kullanılmaz |
| Tamamlanma % | %0-%100 arası izlenir | Genellikle kullanılmaz |
| Hatırlatma | Opsiyonel | Ana amaç — mutlaka ayarlanır |
| Bitiş tarihi | Son teslim tarihi olarak kullanılır | Hatırlatma anı olarak kullanılır |
Pratik Kullanım Senaryoları
- Teklif takibi: Müşteriye gönderdiğiniz teklif e-postasına 1 hafta sonra hatırlatıcı koyun
- Toplantı hazırlığı: Toplantı gündemine ait e-postaya toplantıdan 1 saat önce hatırlatıcı ayarlayın
- Fatura ödemeleri: Gelen fatura e-postasına ödeme vadesi gününe hatırlatıcı ekleyin
- İzin dönüşü: İzne çıkmadan önce önemli e-postalara dönüş gününe hatırlatıcı ayarlayın
- Proje teslim tarihleri: Proje ile ilgili e-postalara teslim tarihinden 2 gün önce hatırlatıcı koyun
Sık Yapılan Hatalar
- Hatırlatıcı onay kutusunu işaretlemeyi unutmak: Görev oluşturup hatırlatıcıyı aktifleştirmezseniz bildirim almazsınız
- Geçmiş tarih ayarlamak: Hatırlatıcı tarihinin gelecekte olduğundan emin olun
- Zimbra’yı kapalı tutmak: Pop-up hatırlatmalar için Web Client açık olmalıdır — alternatif olarak e-posta/SMS bildirimini ayarlayın
E-postaları doğrudan göreve dönüştürmek istiyorsanız e-postadan görev oluşturma rehberimize göz atın. Sık gönderdiğiniz e-postalar için zaman kazanmak istiyorsanız e-posta şablonları rehberimizi de incelemenizi öneririz.
Destek ve İletişim
Zimbra yapılandırma ve kullanım konusunda destek almak için [email protected] adresinden bize ulaşabilir veya iletişim sayfamız üzerinden iletişime geçebilirsiniz.
